La planificación no es una camisa de fuerza

En esta oportunidad nos acompañó como ponente Carlos Vargas, quien en el año 2014 fue representante por Venezuela ante el Consejo Permanente de la Organización de Estados Americanos, asesor en el Centro de Derechos Humanos de la Universidad Católica Andrés Bello (UCAB), representante de Sociedad Civil en la Asamblea General de la OEA, fundador de la Sociedad de Debates de la UCAB, participante del Encuentro Internacional de Políticas de Juventud y Desigualdad en América Latina y Secretario de asuntos internos UCAB.

Carlos dio la bienvenida a los asistentes y a Más Ciudadanos nos agradeció por la invitación, agregó que se sintieran libres de plantear sus dudas e intervenciones vía chat. Inició comentando que quería que todo fuera interactivo y dinámico, y asegurarse de que la información fuera recibida exitosamente.

Dónde estamos y hacia dónde nos dirigimos

La planificación estratégica es un tema amplio e intenso, con sus herramientas nos ayudan a impactar e innovar. Así, el ponente preguntó: ¿Qué es objetivo y estrategia? Luego de diversas respuestas acertadas, afirmó que la estrategia y objetivo van de la mano, es hacia donde nos dirigimos y la serie de pasos establecidos  para llegar hasta allá.

También diferenció el proceso y estrategia, ya que el proceso es parte de ella. “El proceso es el continente y la estrategia es el contenido.” – Carlos Vargas. Añadió que la particularidad de la estrategia es que se hace activa y conscientemente. La planificación estratégica puede aplicarse a cualquier cosa, ya sean proyectos personales, actividades, viajes, planes o cosas más simples. Así el proceso en la planeación estratégica siempre es el mismo, entendiendo dónde estas, a dónde quieres llegar y cómo lo conectas.

Se debe realizar un análisis situacional, en donde se identifique cómo usar los factores a nuestro favor, y si no es así, resolver cómo hacer contención.

Matriz FODA: Una máxima de vida

Luego de tener en claridad cuál es la esencia de lo que emprendes, se aplica un análisis FODA el cual presenta lo externo e interno. Las fortalezas y debilidades son inherentes-internas, siendo así las fortalezas aquellas que potencian la actividad y las debilidades estos elementos que limitan la meta. En lo externo se encuentran las amenazas y oportunidades, que potencian o inhabilitan el desempeño, representan un riesgo o una ventana.

La matriz estratégica de este mismo análisis es cuando conectas las fortalezas y debilidades con las oportunidades y amenazas, mezclar los factores internos y externos de evaluación para iniciar la estrategia basada en una matriz FODA. Un dato bastante clave que Carlos aportó fue la fórmula de mezclar fortaleza con oportunidad, lo cual genera una estrategia ofensiva, las amenazas con fortalezas para generar una estrategia reactiva, las debilidades con oportunidades, genera: adaptativas. Y las debilidades con las amenazas, defensivas. “Todo esto es básico, puedes hacerlo para tu personalidad, empresa o proyectos.”

Diamante de Porter: Herramienta gerencial

Estas 5 fuerzas ideadas por el economista Michael Porter, analizan interna y externamente funcionando alrededor de las fuerzas competitivas de una actividad comercial. Engloba a los competidores, intensidad de la rivalidad, clientes, productos y proveedores. Se estudia quién hace lo mismo que tu, qué tan difícil es entrar a la competencia ya sea local o amplia, a quién quieres llegar, qué poder tienen dentro de tu actividad, quién es tu cliente y si te determinan o dependes de ellos, qué tan esenciales son nuestros productos y el poder que tienen los terceros en tu dinámica.

Mapa estratégico y gestión de proyectos

El mapa estratégico del cual Carlos nos habló, son las perspectivas a tener en cuenta para establecer objetivos, es fundamental para entender donde encuadran ellos. Estas son: Desde perspectiva financiera o social, es el núcleo de lo que se quiere alcanzar, así como el aumento del retorno económico.

Perspectiva clientes-beneficiarios: Comercial, clientes, personas a quienes llegar que devolverán el retorno financiero. Esto se utiliza más en negocios de corte social o sostenibles ya que incorpora a beneficiarios.

Perspectiva de procesos internos: Serie de actividades que nos lleva a generar productos y servicios para generar el retorno.

Perspectiva de aprendizaje-crecimiento: Recurso humano, cómo generas el know-how (cómo hacer las cosas) Cómo las personas que están haciendo la actividad están lográndolo y aprendiendo dentro del proyecto.

A modo de cierre, el ponente presentó la gestión de proyectos, que es un plan operativo del resultado final de la planificación estratégica en donde se expone cuáles son la clave… así como el objetivo, los responsables, indicadores, presupuesto, riesgos, metas y fechas. Esta última herramienta permite tener el control siendo así un mecanismo de seguimiento y evaluación.

Cinco elementos que no debemos olvidar para ser eficientes son los objetivos SMART, los cuales son los objetivos específicos, medibles, alcanzables y relevantes, todos basados dentro de un tiempo determinado. Al igual que el cuadro de mando integral que es una herramienta teórica que nos explica que cada objetivo tiene un indicador, meta e iniciativa, y define que la función de los indicadores es medir resultado y desempeño del objetivo. La meta es el elemento concreto que se quiere alcanzar y la iniciativa es la actividad concreta que permite llevar a cabo la meta.

“La iniciativa permite alcanzar la meta y el indicador visualiza si la meta y objetivo macro se cumplió o no.” – Carlos Vargas.

Carlos concluyó comentando que siempre debemos analizar interna y externamente tanto los rasgos positivos y negativos. Explicó finalmente que todas estas herramientas ayudan, y que la planificación estratégica es un mundo. Invitó a que si los asistentes estaban interesados en este tema, siguieran persiguiendo y estudiando esto. Se despidió y nuevamente nos agradeció a Más Ciudadanos por la invitación y aplaudió que los jóvenes continuaran haciendo ciudadanía, resaltó la tarea que como ONG desempeñamos y que brindar esta información siempre es útil, ya sea en la medida de lo personal o corporativo.

Más Ciudadanos constantemente fomenta el aprendizaje de distintas áreas, sabiendo que los ciudadanos deben ser personas integrales y sabias, que piensen fuera de la caja y exploren distintas áreas de conocimiento para cada vez ser más diversos y completos tanto en práctica y teoría. Hacer país es una tarea compleja y hermosa, y de la mano de las distintas disciplinas podemos lograrlo, es clave el interés y motivación que se aplique. Las ansias de aprender, debemos alimentarlas tanto desde nuestra particularidad y a donde quiera que vayamos.